Proses Tender

Perancangan Kementerian dan agensi dikehendaki merancang perolehan. Bagi maksud ini jenis item/perolehan hendaklah ditentukan, carta/jadual proses disediakan, peruntukan kewangan disemak, kontraktor/pembekal dan kepala/sub kepala/gred dan kod bidang pendaftaran dikenalpasti dan kajian pasaran dilakukan. Spesifikasi Kementerian dan Jabatan dikehendaki menyediakan spesifikasi tender. Bagi maksud ini, Jawatankuasa Spesifikasi perlu ditubuhkan. Spesifikasi hendaklah secara terperinci bagi memberi gambaran secara jelas kepada petender akan apa yang diperlukan atau yang dikehendaki. Spesifikasi tersebut hendaklah berasarkan kepada fungsi dan performance dengan kepatuhan kepada standard antarabangsa or equivalent boleh dimasukkan ke dalam spesifikasi tersebut. Spesifikasi yang menjurus kepada sesuatu jenama atau negara ditegah sama sekali. Petender boleh membantah di dalam 14 hari dari tarikh tender diiklankan jika spesifikasi tersebut menjurus kepada sesuatu jenama bagi tender tempatan dan 28 hari bagi tender antarabangsa. Dokumen Tender Dokumen Tender dikenakan bayaran dengan harga minima sebanyak RM50.  Kandungan Dokumen Tender akan meliputi syarat-syarat dan terma am, spesifikasi, salinan perjanjian, jadual harga, tempoh penghantaran, tempoh bantahan dan skop kerja yang diperlukan. Iklan Tender Setiap tender tempatan yang dikeluarkan hendaklah diiklankan di dalam sekurang-kurangnya sebuah akhbar tempatan bahasa Melayu, bagi tender antarabangsa, iklan tersebut akan diiklankan dalam sekurang-kurangnya dua akhbar tempatan, satu Bahasa Melayu dan satu Bahasa Inggeris serta pemberitahuan juga dihantar kepada Embassy dan High Commission negara-negara yang sesuai dan boleh mengambil bahagian di dalam tender tersebut. Bagi tender yang diuruskan oleh Kementerian Kewangan, iklan tender juga akan dipaparkan di dalam homepage BPPK. Petender diberi tempoh tidak kurang dari 21 hari untuk mengemukakan tawaran bagi tender tempatan dan tidak kurang dari  56 hari bagi tender antarabangsa. Jualan Dokumen Tender Dokumen Tender akan dijual mulai tarikh iklan tender tersebut dibuat didalam akhbar tempatan. Hanya kontraktor/pembekal yang memenuhi syarat-syarat pendaftaran dalam bidang yang berkenaan dibenarkan membeli Dokumen Tender tersebut. Bagi tender antarabangsa, pengecualian diberikan dari syarat-syarat keperluan pendaftaran.  Deposit Tender Pembekal/kontraktor tempatan yang telah berdaftar dengan Kementerian Kewangan/Pusat Khidmat Kontraktor  dikecualikan dari mengemukakan deposit tender. Bagi tender antarabangsa, petender asing diperlukan mengemukakan deposit tender bernilai antara RM62,500 bagi tawaran kurang dari RM5 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi tawaran bernilai RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, petender dikehendaki mengemukakan deposit tender bernilai RM50,000 bagi kontrak di bawah RM10 juta sehingga deposit bernilai RM1 juta bagi kontrak kerja bernilai RM100 juta. Masa Tutup Tender Agensi mestilah menetapkan jam 12.00 tengahari pada hari tawaran ditutup sebagai waktu akhir untuk menerima dokumen tender daripada petender. Tender lewat tidak boleh diterima. Jawatankuasa Pembuka Tender Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua pegawai dimana seorang daripadanya hendaklah pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk membuka peti tawaran dan tawaran yang diterima. Penilaian Tender Bagi tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian tender hendaklah dibuat oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mempunyai kemahiran, pengalaman serta kelayakan mengenai barangan/perkhidmatan tersebut. Bagi penilaian harga, penilaian boleh dibuat oleh Jawatankuasa Penilaian Harga atau oleh Pegawai Penilai yang terdiri daripada pegawai yang mahir serta berpengalaman dalam bidang tersebut. Bagi penilaian tender kerja ianya hendaklah dilakukan oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada dua (2) orang pegawai. Salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada jurukur bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan. Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa. Pemilihan Petender Yang Berjaya Laporan daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dirangkumkan untuk mendapatkan syor dan perakuan berasaskan tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima (the lowest evaluated and acceptable tender). Pegawai yang memproses tender adalah bertanggungjawab menyediakan perakuan kepada Lembaga Perolehan berdasarkan tender yang paling menguntungkan Kerajaan. Faktor-faktor seperti harga, latar belakang syarikat, tempoh siap/penghantaran, kualiti, rekod-rekod yang lalu hendaklah dijadikan asas pemilihan.   Lembaga Perolehan/Tender Lembaga Perolehan/Tender Kementerian atau Jabatan adalah diberikuasa menimbang serta menyetujuterima tender sehingga RM50 juta bagi tender kerja dan RM30 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender yang melebihi had nilai yang dibenarkan atau tender yang keputusannya tidak sebulat suara atau bagi Jabatan-jabatan yang tidak mempunyai Lembaga Perolehan sendiri, perakuan tender hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad. Semua tender bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM30 juta dan sehingga RM50 juta bagi tender kerja adalah di bawah bidang kuasa Lembaga Perolehan Kementerian atau Jabatan. Surat Niat Surat Niat akan dikeluarkan kepada petender yang berjaya jika perlu. Surat tersebut boleh mengandungi syarat dan terma tambahan bagi mempastikan kontrak tersebut berjaya dilaksanakan dan bagi memenuhi dasar-dasar dan aspirasi Kerajaan. Surat Niat tidak legally binding. Apabila Surat Niat dikeluarkan, rundingan boleh diadakan dengan petender  untuk membincangkan syarat dan terma tambahan atau apa-apa perubahan-perubahan. Keputusan muktamad bagi penerimaan tender adalah berdasarkan kepada rundingan yang berjaya dengan/atau setujuterima syarat dan terma tambahan. Surat Setuju Terima Jika tawaran petender diterima tanpa apa-apa perubahan Surat Setujuterima boleh dikeluarkan. Jika Surat Niat dikeluarkan dahulu maka selepas rundingan diadakan dan persetujuan dicapai atas apa-apa perubahan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan. Surat Setuju Terima tersebut hendaklah ditandatangani dan dikembalikan kepada agensi bagi penyediaan kontrak. Surat Setuju Terima merupakan dokumen legal dan ianya merupakan sebahagian daripada kontrak. Kontrak Kontrak secara formal akan dibuat selepas diterima Surat Setuju Terima dari petender yang berjaya. Petender tersebut dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan daripada bank-bank, institusi kewangan atau syarikat insurans   yang menjalankan perniagaan di Malaysia. Nilai Bon Pelaksanaan adalah berdasarkan kepada nilai kontrak seperti berikut:- 2.5% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000; 5.0% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM500,000; dan 5.0% nilai kontrak bagi kontrak kerja. Syarat-syarat Penyertaan Tender Semua Perolehan Kerajaan hendaklah dibuat daripara Kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa. Pihak berkuasa bagi pendaftaran pembekal dalam bidang bekalan dan perkhidmatan ialah Kementerian Kewangan manakala bagi kontraktor kerja ialah Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM). Pengecualian hanya dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi RM10,000 setahun bagi bekalan dan perkhidmatan mengikut AP 184.2(a). Kontrak Pusat Perbendaharaan akan menguruskan kontrak pusat bagi barangan gunasama dari semasa kesemasa. Semua Jabatan hendaklah menggunakan kontrak pusat apabila membeli barangan gunasama yang terdapat di dalam kontrak pusat yang diuruskan oleh Perbendaharaan, melainkan mendapat pengecualian Perbendaharaan terlebih dahulu.